Prevención y DETECCIÓN de Fraudes en Ventas

Los fraudes, en las transacciones comerciales entre empresas, están en auge, sea en forma virtual, personal u otros medios electrónicos.

En SYSCOM preparamos esta compilación para poder identificar inmediatamente un fraude, esperamos le sea de utilidad.

Su amplio alcance y su naturaleza evolutiva, hacen necesario que las empresas tomemos medidas proactivas para proteger los activos y su identidad contra esta amenaza.

Antes de comprometerte con la entrega de mercancía ante una promesa de pago condicional, puedes revisar los siguientes puntos del perfil de un fraude:
  • Se hacen pasar por una organización conocida
  • Presionan para que actúes de inmediato, generalmente en viernes por la tarde y/o dicen que es urgente su entrega para que paguen en forma inmediata. No te dejan tiempo a que pienses o razones sobre la operación de crédito.

  • Estos fraudes suelen tener lugar durante los períodos de vacaciones o en las semanas previas a festivos nacionales que se registran “puentes”. Se aprovechan de que la ocupación de muchas empresas está bajo mínimos durante ese periodo y/o que en algunos sectores sufren picos de trabajo, lo que a veces reduce el estado de alerta en la aceptación de pedidos o gestión de las facturas pendientes de pago.

  • Presentan opciones de contacto limitadas o sospechosas: por ejemplo, solo tienen un formulario de contacto para completar, o el correo electrónico de servicio al cliente es una cuenta de Yahoo, Hotmail o Gmail, no una cuenta corporativa, o la misma dirección la utilizan para la Dirección;  Ventas, Administración, etc.

  • La dirección de entrega de la mercancía que se indica en el pedido es, habitualmente, distinta de las instalaciones principales o el domicilio social de la empresa que está realizando el pedido. Suelen ser centros logísticos.

  • En la mayor parte de las ocasiones, los transportistas son directamente contratados por el comprador y recogen la mercancía adquirida en los almacenes propiedad del vendedor. Si es el vendedor el que contrata el transporte, el conductor del camión recibe instrucciones a través de una llamada cambiando los detalles de la entrega inicial. Lo más frecuente es que se solicite que el conductor lleve la mercancía no a la dirección de la empresa destinataria sino a otro sitio, por ejemplo, un depósito en otra localidad distinta. A veces, incluso, en un país distinto.

  • Prometen pagar con un cheque o incluso lo entregan, pueden ser hasta supuestamente cheque certificado por una institución bancaria, y luego, resulta que es falso o de cuenta cancelada

  • Pueden facilitar la entrega de toda información y documentación que solicitas, aceptando cualquier condición de pago, sin regatear los precios u otras condiciones con las que tú quieras protegerte.

  • Si la documentación aportada por el comprador no está bien presentada, contiene faltas de ortografía o utiliza lenguaje no adecuado a una transacción comercial, es probable que no sea auténtica

  • Desconfía si la foto de perfil muestra el cabello cubierto y el rostro tapado con cubreboca, si tiene de fondo una plaza pública o lugar que dificulte su ubicación

  • Incluso, pueden pagar un anticipo, mismo que no les interesara “perder” ya que el valor de lo defraudado será mayor.

  • El tipo de estafa más común es el que se produce cuando una empresa realiza muchos pedidos en poco tiempo, generalmente a varios proveedores, con la intención de hacer acopio de una gran cantidad de mercancía para, después, desaparecer sin pagar, al negociar la venta, puedes indagar el proyecto que supuestamente está ejecutando, usuario final y la compra con otros proveedores.

  • El comprador confirma enseguida pequeños pedidos o muestras que paga al contado para generar confianza. Los siguientes pedidos llegan al poco tiempo, siempre por fax o teléfono.

¿Qué hacer para que no suceda?

  • Revisa su sitio web, todos deben de tener un lugar en internet, revisa su calidad en el diseño, escritura correcta y la coherencia de lo que ofrecen y logros o proyectos que puedan registrar como “Obras de Éxito”
  • Solicita la INE de sus representantes legales, y personas que están haciendo el trato de compra, los clientes de buena fe, no tienen problema con proporcionar esta información.

  • “Googlea” estos nombres, ahí puedes obtener información en sus redes sociales, antecedentes penales o si son representantes legales de otras empresas de distintos giros a nuestro mercado

  • Localiza sus domicilios particulares de ellos y de la empresa en Google-Maps, o mejor aún, si es posible ubicarlos físicamente mejor.

  • Si acudes a revisión ocular de los domicilios señalados, pregunta con vecinos las referencias, movimientos, antigüedad de permanencia, usos y costumbres de los residentes de estos domicilios.

  • Comprueba que los números de teléfono y las direcciones de sitios de las tiendas son auténticos, incluso, contáctate son algunos de sus principales clientes que anuncia y pide referencias de ellos como sus proveedores.

  • Comprueba la dirección de entrega ¿Parece una dirección comercial? (Es una dirección listada en la página web de la empresas) En los fraudes, la dirección de entrega generalmente no tiene ninguna conexión con la empresa compradora y ha sido alquilada por los delincuentes usando una identificación falsa.

  • Si tú entregas la mercancía, da instrucciones al transportista de no aceptar cambios en el lugar de entrega sin autorización previa. Cualquier cambio en una dirección de entrega posterior a la realización del pedido requiere una investigación urgente.

  • Si pagan previamente con transferencia bancaria, confirma con tu banco que el deposite se encuentre en “FIRME” y no “SALVO BUEN COBRO”, pues tendrías el riesgo que al día siguiente su banco lo podrá declarar como depósito fraudulento, trasferencia incompleta o falta de fondos suficientes para pagarlo.

  • En el caso de nuevos clientes o que, aun no siéndolo, cuando el empleado que realiza el pedido sea distinto del habitual, confirma directamente con la empresa, ya sea telefónicamente o a la dirección de correo electrónico que aparezca en su página web o que se pueda obtener por cualquier otro medio, que el pedido realizado es correcto, así como el medio de transporte y el lugar de entrega de la mercancía.