Consejo de Miembros del Consejo de Forbes
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Todas las imágenes son cortesía de los miembros del Consejo Forbes.
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El correo
electrónico es una excelente herramienta para conseguir respuestas. Puede
enviar mensajes dentro de la oficina a un gran número de personas o enviar una
nota bien pensada a una sola persona.
Pero el correo
electrónico suele ser mal utilizado para su propósito. Es demasiado fácil enviar
algo que está mal y pueda ser tomado como un chiste o broma, o enviar un
mensaje de enojo que después lamentará (por lo general a los pocos segundos de
haberlo enviado). Incluso cuando
no se trata de emociones, los correos electrónicos pueden ir en contra de su
propósito.
Un mensaje que intenta calendarizar una reunión puede provocar una larga cadena de respuestas innecesarias.
Existe un problema
similar cuando se buscan soluciones de un grupo. Algunas discusiones por correo
electrónico son por supuesto válidas, pero hay un umbral que se cruza
rápidamente entre una respuesta de cinco minutos de "hey, esto podría
funcionar", a un largo debate que está mucho mejor resuelto en una reunión
de grupo.
Entonces, ¿qué
deben evitar los profesionales al escribir correos electrónicos? Esto es lo que
dicen los miembros de Forbes Coaches Council:
Los miembros de
Forbes Coaches Council comparten los mejores hábitos del uso de correo electrónico.
1. No se indica de forma rápida y clara el tema en
la línea de asunto.
El correo electrónico es el método de comunicación No. 1 utilizado en los negocios, sin embargo, muchos correos electrónicos nunca se leen.
El correo electrónico es el método de comunicación No. 1 utilizado en los negocios, sin embargo, muchos correos electrónicos nunca se leen.
Para asegurarse de que su
correo electrónico se lee, indique un mensaje claro en la línea de asunto. Ésta
debe indicar en 10 palabras o menos cuál es su contenido. Si el tema no es
claro y atractivo, su correo electrónico puede no ser tomado en cuenta.
Asegúrese de no dejar la línea de asunto en blanco. - Lori Manns, Grupo de
Consultores de Calidad de los Medios.
2. Escribe correos electrónicos largos.
Los profesionales deben evitarlo siempre que sea posible. Si se encuentra escribiendo un largo correo electrónico, probablemente será una buena señal de que necesita hacer una llamada telefónica o programar una reunión cara a cara.
Los profesionales deben evitarlo siempre que sea posible. Si se encuentra escribiendo un largo correo electrónico, probablemente será una buena señal de que necesita hacer una llamada telefónica o programar una reunión cara a cara.
Hay veces - debido a la necesidad de claridad o requisitos legales - por
ejemplo, donde un largo correo electrónico es simplemente inevitable. Si no es así,
envíe correos cortos. Recuerde que ¡menos es más! - Eddie Turner, Eddie Turner LLC.
3. Comparte Secretos.
Cada correo electrónico se puede compartir literalmente miles de millones de veces. Así que no envíe a nadie su mayor secreto, ni algo muy confidencial. Incluso si el destinatario respeta su necesidad de confidencialidad, el mensaje puede ser compartido o visto accidentalmente por alguien que no debería o quién lo comparte.
Cada correo electrónico se puede compartir literalmente miles de millones de veces. Así que no envíe a nadie su mayor secreto, ni algo muy confidencial. Incluso si el destinatario respeta su necesidad de confidencialidad, el mensaje puede ser compartido o visto accidentalmente por alguien que no debería o quién lo comparte.
El correo electrónico es excelente para documentar acuerdos o
entendimientos, pero es difícil de usar para los secretos. - Susan P. Joyce,
Job-Hunt.org.
4. No dar malas noticias por correo electrónico.
Nunca se deben dar malas noticias o compartir decisiones difíciles a través de correo electrónico, pero, sucede todo el tiempo. Hacerlo rompe la confianza y no le permite estar presente con la otra persona cuando recibe la noticia.
Nunca se deben dar malas noticias o compartir decisiones difíciles a través de correo electrónico, pero, sucede todo el tiempo. Hacerlo rompe la confianza y no le permite estar presente con la otra persona cuando recibe la noticia.
En su lugar, debe
escribir pidiendo programar un tiempo para una reunión, idealmente en persona,
pero si es necesario, por teléfono. - Jenn Lofgren, Incito Ejecutivo y
Desarrollo de Liderazgo.
5. Usted dice "Sólo".
El uso de la palabra "sólo" en sus correos electrónicos le quita liderazgo a su comunicación, haciéndole sonar como anticipado a la realidad o dueño de la verdad.
El uso de la palabra "sólo" en sus correos electrónicos le quita liderazgo a su comunicación, haciéndole sonar como anticipado a la realidad o dueño de la verdad.
Los profesionales usan "sólo" con frecuencia como un
amortiguador para que no suene agresivo, exigente, o controlador, cuando en
realidad todo lo que hace es quitar nuestra percepción de confianza y
liderazgo. - Kamila Gornia, Kamila Social LLC.
6. Usted grita.
Para las personas que creen en el énfasis excesivo: Evite el uso de las mayúsculas, no son amigables. Ningún email debe CONTENER TODAS LAS LETRAS ASÍ.
Para las personas que creen en el énfasis excesivo: Evite el uso de las mayúsculas, no son amigables. Ningún email debe CONTENER TODAS LAS LETRAS ASÍ.
¡Pare de gritar! Es
grosero, poco profesional y condescendiente con sus lectores. Hay otros métodos
para crear énfasis sin una sobreutilización de las mayúsculas. - Erin Urbano,
UPPSolutions, LLC.